February 11, 2010, saya bertemu dengan teman, sebut saja Bobi. Bobi adalah seorang pengusaha mebel dan furniture yang cukup berkembang. Dia ingin berdiskusi dengan saya tentang hal yang dilakukan untuk perlakuan akuntansi selama ini. Dia telah melakukan pembuatan tagihan fiktif dengan meng-offset dengan inventory sehingga rasio yang dimiliki terlihat baik. Hal ini dilakukan karena Bobi harus melaporkan posisi keuangan untuk bank yang telah memberikan hutang kepadanya. Saran saya kepada Bobi adalah untuk segera memperbaiki aktivitas operasi nya dan tidak membuat journal tersebut lagi. Karena menurut saya fraud memang dimulai dari hal yang kecil tetapi akan sulit dihentikan untuk menjadi besar dan menunggu saat untuk terungkap. Tetapi Bobi mengatakan dia bertanggung jawab atas 50 karyawan dan keluarganya. Dia berpendapat bahwa journal tersebut telah dilakukannya selama berbulan-bulan teteapi bisnis tetap berjalan dan pembayaran ke bank tidak pernah terlambat, pihak bank juga tidak pernah memperhatikan dengan journal akuntansi yang dibuat. Dalam hati saya berkata selalu ada rasionalisasi untuk suatu fraud.
Sampai akhirnya pada Juni 2010, saya ditelepon oleh Bobi dan mengatakan bahwa bank akan mengirim tim untuk memeriksa laporan keuangannya. Seminggu kemudian laporan tersebut telah dikeluarkan oleh bank. Dan bank mengenakan bunga yang lebih tinggi dengan jangka waktu yang dipersingkat. Journal yang dibanggakan selama ini membawa Bobi kepada situasi yang lebih sulit. Dan dia mengatakan tidak akan melakukan dengan cara yang sama lagi. (I wouldn’t do things the same way again).
Enam bulan kemudian saya mendengar bahwa Bobi mendapat teguran dari bank dan harus membayar hutang bank seluruhnya. Beruntunglah Bobi hanya kehilangan tiga mobilnya dan satu rumah untuk membayar seluruh sisa hutang banknya. Saya bertemu dengan Bobi dan bertanya “bukankah kamu tidak melakukan journal itu lagi?” dia mengaku bahwa melakukan pencatatan penjualan fiktif dengan meng-offset hutang nya untuk mendapatkan rasio keuangan yang baik. Saya hanya tersenyum dan teringat kalimat yang pernah dikatakan “I wouldn’t do things the same way again”.. fraud in different way .
Fraud dapat terjadi dan menjadi risiko untuk segala ukuran perusahaan. Berdasarkan laporan association of Certified Fraud Examiners’ (ACFE) 2008. Pembelajaran dan pendidikan adalah kunci untuk mengatasi frekuensi perkembangan fraud. Semakin suatu organisasi dapat belajar tentang fraud dan risiko potensi penipuan yang mengancam stabilitas keuangan arus kas organisasi, maka Perusahaan akan merancang dan menerapkan langkah-langkah untuk mencegah skema fraud yang pernah terjadi. Penipuan tidak dapat dicegah, organisasi/perusahaan harus menerapkan langkah-langkah tambahan untuk mendeteksi aktivitas penipuan sedini dan sepraktis mungkin. Pengetahuan tentang skema fraud, tanda-tanda dan gejalanya, akan meningkatkan kemungkinan bahwa fraud akan terdeteksi.
Dunia Fraud
Saya sering berfikir tentang fraud. Sebuah pertanyaan umum yang diajukan adalah, apakah saya percaya penipuan terus meningkat. Tanggapan saya biasanya berjalan seperti ini:? “Ketika Anda mengatakan fraud, apa yang Anda maksud dengan fraud, dan apa jenis penipuan yang dibicarakan? Jika Anda bertanya pada saya tentang penipuan pada umumnya, jawaban saya adalah ya, saya percaya penipuan pada umumnya telah meningkat secara signifikan selama hidup profesional saya Jika Anda menanyakan apakah masyarakat telah menjadi kurang jujur dan lebih menerima orang yang mencoba untuk mengalahkan sistem, jawaban saya lagi akan ya.
Definisi dari Fraud
Apa itu fraud? Meskipun ada definisi umum dari fraud, tidak ada dua definisi yang sama. Saya akan mencontohkan tiga jenis perilaku yang mungkin diperlakukan atau diduga sebagai fraud yaitu, Jika seorang karyawan membawa pulang beberapa peralatan kantor untuk anak-anak mereka yang digunakan untuk pekerjaan sekolah mereka, apakah hal tersebut adalah fraud? Atau hal tersebut adalah hal yang lazim dilakukan; Bagaimana bila sebuah bisnis yang menahan pengakuan keuntungannya untuk memperhalus trend dari hasil operasinya agar laporan keuangan terlihat lebih baik, Apakah hal itu dianggap penipuan, atau itu hanya sebuah hal yang lazim dalam bisnis yang diterima secara luas sebagai praktik teknis; Terakhir, bagaimana dengan keluarga yang mampu yang ingin mendapatkan pengobatan yang gratis membuat kartu Gakin (Keluarga Miskin) agar pengobatan dapat ditanggung oleh Negara? Apakah hal tersebut termasuk fraud?
Tergantung pada siapa yang mengajukan pertanyaan, kita bisa mendapatkan jawaban yang konsisten atau (lebih mungkin) kita akan mendapatkan perbedaan berdasarkan latar belakang masing-masing individu, nilai-nilai, dan keyakinan.
Oleh karena itu, sebelum kita berdiskusi tetang kasus yang berkaitan dengan fraud, sebaiknya kita memastikan bahwa semua berbicara tentang hal yang sama. Salah satu sumber terbaik untuk definisi adalah Black’s Law Dictionary. Menurut Kamus Black’s Law Dictionary, fraud didefinisikan sebagai ” a knowing misrepresentation of the truth or concealment of a material fact to induce another to act to his or her detriment.”[1].
[1]Garner, Bryan A. (ed.-in-chief), Black’s Law Dictionary 8th edition (West, a Thomson Business: 2004).
Penipuan telah menjadi lazim dalam hampir setiap aspek kehidupan kita, diterima oleh banyak orang sebagai status quo. Karakteristik pribadi yang mungkin ditemukan dalam individu yang bertanggung jawab secara sosial seperti etika, moral, dan harga diri, telah digantikan oleh keserakahan, promosi diri, dan mental “apa untungnya bagi saya”.
Tipe dari Fraud
Nama-nama seperti WorldCom, Enron, dan Arthur Andersen telah biasa menjadi topic dalam diskusi tentang fraud. Nama mereka dan lain-lain seperti Martha Stewart, yang dinyatakan bersalah berbohong kepada pihak berwenang tentang kemungkinan insider trading. Kasus penipuan terjadi setiap hari baik tidak terdeteksi atau dianggap tidak layak untuk diperhatikan maupun kasus-kasus yang melibatkan sejumlah uang yang besar atau beberapa aspek berita lainnya yang membuat Headline News. Berdasarkan ACFE, hanya satu dari sembilan kasus penipuan yang pernah muncul di media, yang berarti bahwa setiap Anda membaca atau mendengar tentang fraud maka delapan kasus tidak akan pernah muncul di mata publik (ice-berg phenomenon).
Secara umum terdapat beberapa jenis fraud seperti dapat dilihat pada fraud yang ada dibawah ini:
Tetapi Terdapat dua bidang utama penipuan di dunia akuntansi adalah:
Fraud manajemen, umumnya dikenal sebagai penipuan laporan keuangan, dan penipuan karyawan, atau penggelapan. Banyak fraud terkenal dari kelompok ini.
Kemudian, tentu saja Fraud pajak. Penggelapan pajak dapat dilakukan oleh setiap organisasi, bisnis, atau individu. Dan untuk semua jenis pajak yang dikenakan pada tingkat daerah, retribusi dan pajak tahunan. Yang bertujuan untuk meminimalkan setiap jenis pajak dengan berbagai cara, salah satunya dengan tidak melaporkan seluruh pendapatan atas pekerjaan/usaha agar pajak yang dipungut lebih kecil dari yang seharusnya.
The Fraud Triangle
Bagaimana Anda memprediksi dimana/kapan karyawan akan melakukan penggelapan atau fraud? Jawabannya terletak dalam individu yang memiliki semua tiga sudut segitiga fraud, yang ditampilkan dalam gambar dibawah ini:
Kembali ke kasus Bobi yang telah dibahas diawal, dimana Bobi mempunyai tanggungan sebanyak 50 karyawan dan keluarga yang harus digaji dan diberi nafkah (Presure/Financial Need). Bobi juga mempunyai kemampuan dan akses yang leluasa untuk mencatat laporan keuangan sesuai kemauannya (opportunities). Dia juga mempunyai pemikiran bahwa walaupun dia melakukan pencatatan yang tidak sesuai perusahaan tetap dapat membayar hutang dan bunga bank secara tepat waktu (Rationalization). Walaupun jika anda menemukan seorang karyawan dengan ketiga kategori tersebut tidak berarti mereka akan mencuri. Harus dapat dibuktikan dengan bukti yang objective dan relevan.
Apabila sudut pandang diubah dari pemberi kerja ke pekerja, dan semua kesempatan untuk melakukan fraud telah di control oleh pemberi kerja maka apabila pekerja telah memiliki rationalisasi dan pressure untuk melakukan fraud. Pekerja tersebut tidak dapat mencuri atau menjalankan aksi fraudnya karena control yang baik dan tidak mempunyai kesempatan.
Seseorang/department dalam organisasi perlu untuk menilai setiap posisi dalam perusahaan dan mengidentifikasi tanggung jawab yang ditugaskan untuk masing-masing posisi. Setelah diidentifikasi, langkah berikutnya adalah untuk menentukan apakah ada peluang untuk fraud dilakukan. Setiap posisi dengan peluang fraud, peninjauan diperlukan untuk menentukan langkah-langkah apa yang dapat dilakukan untuk meminimalkan peluang. Idealnya, tindakan untuk pencegahan dan pendeteksian harus dilaksanakan, seperti:
– Pemisahan tugas untuk fungsi yang saling terkait
– Mempunyai reviewer independent untuk transaksi tertentu
– Memonitor aktivitas dan laporan untuk potensi fraud atau penyalahgunaan.
Misalnya, customer service representative menerima perintah penjualan dan memasukkannya kedalam sistem penjualan. Pesanan akan ditambahkan kedalam system penjualan selama pelanggan belum melewati batas kredit. Batas kredit akan ditentukan oleh Manajer kredit/finance dan untuk proses invoicing dan penagihan akan dibatasi sehingga customer service representative hanya dapat mengakses sistem pemrosesan order penjualan. Mereka tidak memiliki akses ke daerah lain dari sistem akuntansi. Idealnya, kontrol dalam sistem order penjualan harus dilaksanakan untuk memastikan bahwa customer service representative tidak dapat menambah pelanggan baru atau posting pesanan dari pelanggan baru atau pelanggan yang sudah ada dengan melebihi batas kredit mereka. Tanpa akses pembayaran pelanggan maka risiko fraud untuk penggelapan uang customer akan berkurang kecuali terjadi kolusi antar fungsi.
Sebaliknya, departemen finance bertanggung jawab untuk invoicing berdasarkan ketentuan penjualan, penagihan, posting jumlah yang diterima, dan menindaklanjuti sisa saldo piutang customer. Posisi penagihan biasanya memberikan banyak kesempatan bagi seseorang untuk menggelapkan dana dari Perusahaan. Tugas untuk penagihan dan pencatatan harus dipisahkan sehingga tidak ada satu individu yang melakukan dua fungsi tersebut,. Selanjutnya, prosedur yang perlu dilaksanakan untuk memastikan bahwa semua pembayaran pelanggan diterima dengan benar dan diposting serta disetorkan ke rekening bank perusahaan. Terakhir, laporan harus dihasilkan setiap bulan dan dipantau untuk transaksi non-tunai seperti journal penyesuaian, memo debit, dan memo kredit yang diposting ke rekening piutang nasabah.
Risiko dari setiap Perusahaan dapat berbeda-beda berdasarkan factor industry, ukuran, dan teknologi, seperti contoh untuk industry trading akan mempunyai risiko pada pemeliharaan dan pencatatan inventory tetapi untuk industry pembiayaan risiko terbesar adalah untuk penggunaan kas dan bank yang tidak sesuai dengan maksud dan tujuan Perusahaan.
Siklus utama dari setiap organisasi/Perusahaan, adalah sebagai berikut:
– Penjualan dan penerimaan cash
– Pembelian dan pengeluaran cash
– Persediaan
– Gaji dan manfaat karyawan
– Pelaporan keuangan
Dalam hal yang sangat dasar, setiap organisasi/Perusahaan melakukan penyetoran bank, menulis cek, dan membayar karyawan mereka. Setidaknya kewajiban bagi setiap organisasi/Perusahaan untuk mengidentifikasi hal-hal keuangan primer dan menilai efektifitas dari internal control, kebijakan, dan prosedur atas penerimaan kas, pengeluaran kas, dan gaji, karena ini adalah tiga hal yang paling umum untuk karyawan melakukan pencurian dan penggelapan. Sebuah ukuran yang sederhana seperti penandatangan cek dan review atas rekening Koran setiap bulan akan mengidentifikasi dan mendeteksi apabila terjadi fraud.
Contoh Kasus Penerimaan Cash
Sebuah perusahaan keluarga dengan karyawan kurang dari 50 orang. Tanggung jawab yang paling kritikal menurut pemilik perusahaan yaitu untuk menjaga loyalitas customer yang ditugaskan kepada anggota keluarga seperti marketing, produksi dan quality assurance. Untuk sisi keuangan dan akuntansi, Perusahaan bergantung pada bisnis manager yang mengatur dua tugas klerikal secara individual. Bisnis manager bertanggung jawab untuk menjalankan system akuntansi yang telah ada, yaitu menerima dan menyimpan pembayaran customer serta mengelola piutang sehari-hari.
Suatu hari ada seorang customer yang menghubungi kantor dan bertanya tentang perbedaan antara pencatatan customer dengan tagihan perusahaan. Berdasarkan pencatatan perusahaan, pemilik melihat ada beberapa transaksi yang telah komplit dan dikirimkan tetapi tidak ada pada laporan keuangannya. Pemilik perusahaan dan bisnis manager mencari selisih tersebut. Bisnis managernya tidak memberikan jawaban tetapi akan mencari dan mengidentifikasi selisih tersebut. Beberapa hari kemudian bisnis manager tidak juga memberikan jawaban yang memuaskan.
Pemilik mulai mencari ke dalam sistem produksi terpisah dan menemukan catatan yang berhubungan dengan purchase order yang tidak tercantum pada laporan keuangan tersebut. Pemilik menghubungi pelanggan untuk membahas purchase order dan pelanggan menunjukkan bahwa perintah itu dipenuhi dan telah dibayar. Pelanggan memberikan tanggal dan nomor cek untuk pembayaran. Jika penjualan tersebut itu tidak muncul di laporan, pembayaran juga seharusnya tidak akan terjadi, saya dimintakan tolong untuk melakukan penelusuran atas pembayaran dari customer tersebut kedalam system laporan keuangan, tak satu pun dari pembayaran yang ditemukan dalam sistem.
Pemilik menghubungi pelanggan dan bertanya apakah ia bisa mengambil gambar dari cek yang telah dikeluarkan. Waktu tampak seperti jalan panjang yang tak berujung *lebay mode on J, tapi sore itu pemilik menerima e-mail dengan gambar cek dari customer. Muka kekecewaan pemilik pun tersirat dan melakukan konfirmasi kepada bank atas pencairan cek tersebut, dan pencairan telah dilakukan bukan pada bank Perusahaan.
Pemilik menunjukkan cek tersebut kepada saudara-saudaranya, dan langsung, mereka beranggapan (Presume) bahwa bisnis manajer telah mencuri pembayaran pelanggan tersebut. Pemilik menghubungi bisnis manajer ke kantornya dan menunjukkan gambar cek. Pemilik kemudian bertanya apakah dia punya informasi mengenai apa yang terjadi dengan cek tersebut. Bisnis Manager tetap diam dan tidak ada informasi yang diberikan. Pemilik bertanya mengapa penjualan sesuai pesanan tidak ada dalam sistem perusahaan, dan sekali lagi Bisnis manager tetap diam. Sehingga, pemilik memecat bisnis manager dan menelepon pengacaranya.
Dan penyelidikan dimulai untuk menentukan siapa yang terlibat dalam penggelapan, berapa lama sudah terjadi, dan berapa banyak asset perusahaan yang telah hilang. Karena order penjualan telah dihapus atau tidak pernah dicatat dalam sistem. Oleh karena itu, penyelidikan berpusat pada perbandingan dari sistem produksi ke sistem akuntansi untuk mengidentifikasi semua order penjualan yang hilang. Setelah diidentifikasi, order penjualan yang hilang diurutkan berdasarkan pelanggan. Setiap pelanggan dihubungi dan diminta untuk memberikan laporan pencatatan penjual dan menunjukkan ordernya serta transaksi pembayaran atas order tersebut. Butuh beberapa minggu untuk mendapatkan informasi, hampir setengah dari pelanggan memberikan respon dan memberikan documentasi yang lengkap.
Salah satu cek jelas memiliki hubungan dengan bisnis manajer dan nomor rekening bank-nya. Sebuah gugatan dimulai terhadap bisnis manajer, dan akses ke rekening bank-nya diperoleh melalui surat perintah pengadilan. Rincian setoran dari rekening itu mengungkapkan bahwa dia telah mencuri pembayaran perusahaan dan deposito mereka ke rekening bank-nya melalui transfer ATM. Sementara beberapa cek pelanggan jelas dicairkan di cabang bank yang disetorkan langsung ke account pribadi bisnis manager.
Meskipun banyak pelanggan tidak memberikan rincian transaksi mereka, penyelidikan menunjukkan bisnis manajer menyetorkan lebih dari $100.000 pembayaran pelanggan ke account-nya. Gambar cek Pelanggan juga menunjukkan bahwa $83.000 telah dicairkan dan tidak disetorkan ke rekening bank Perusahaan maupun rekening pribadinya. Tidak ada setoran tunai yang telah dibuat ke rekening bank perusahaan. $ 183.000 mewakili sekitar 60% dari pesanan penjualan yang hilang pada sistem akuntansi. Jika jumlah terbukti $ 183.000 diproyeksikan terhadap populasi dari semua pesanan penjualan yang hilang, kerugian bisa dengan mudah diestimasi antara $200.000 sampai dengan $300.000. Bisnis Manajer ditangkap dan didakwa dengan kasus pencurian. Perusahaan hanya mampu memulihkan $70.000 dari polis asuransinya dan rekening pribadi bisnis manager tersebut.
Sementara fraud atas penerimaan kas telah menjadi hal yang paling mudah untuk dilakukan, pencurian melalui pencairan cash juga sering terjadi, dengan contoh skema yang melibatkan karyawan menulis cek untuk diri mereka sendiri, tersembunyi hanya dengan memposting cek palsu ke sistem akuntansi dengan menggunakan vendor yang sama sebagai penerima pembayaran. Review dan validasi document yang telah dibayar bisa mencegah penipuan ini, dan rekonsiliasi payable dengan vendor dapat mendeteksi adanya fraud bila terjadi.
Investigasi Fraud – Pendekatan Praktik
Berdasarkan pengalaman saya, saya menemukan ada tiga jenis kategori investigasi:
- Proactive Investigation, tidak ada tanda-tanda fraud dan tidak ada tersangka.
- Discovery investigation, terdapat tersangka atau aktivitas yang tidak wajar.
- Supportive investigation, fraud telah diketahui telah terjadi atau sedang terjadi.
Prosedur tiap tipe terlihat sama tetapi strategi dan pendekatan terhadap karyawan/tersangka sangat berbeda.
Proactive Fraud Investigations
Prosedur untuk tipe proactive adalah melakukan identifikasi, mengukur dan melakukan test compliance yang dibandingkan dengan kebijakan prosedur atau internal control. Selain itu auditor atas internal control juga harus melakukan analisa efektivitas desain dan implementasi dari internal control atau SOP yang telah dibuat[1]. Penilaian effectivitas Desain atas internal control diperlukan karena apabila desain yang tidak effective bisa jadi tidak dapat dilakukan secara implementasi atau apabila desain dari internal control yang tidak effective tidak akan meng-capture risk yang ingin dihindari oleh Perusahaan sehingga walaupun dapat di implementasi, internal control yang dilakukan tidak akan tepat untuk menghindari risiko tertentu. Seperti contoh, perusahaan mempunyai SOP untuk pengakuan hutang vendor berdasarkan tanggal invoice diterima, hal ini mungkin tidak tepat apabila substansi dari perpindahan manfaat dan kewajiban yang diberikan oleh vendor berbeda dengan tanggal datangnya invoice. Karena pengakuan hutang harus diakui secara akrual sesuai dengan perpindahan substansi manfaat dan kewajiban. (refer to IAS 18-revenue)
[1]. Mengutip dari ISA (International Stardard Audit) 315.A.44 yaitu:
Internal Control is designed, implemented and maintained to address identified Business Risks that threaten the achievement of any of the Entity’s objectives that concern:
– The reliability of the entity’s financial reporting
– The effectiveness and efficiency of its operations
– Its compliance with applicable laws and regulations.
The way in which Internal Control is designed, implemented and maintained varies with an Entity’s size and complexity.
Discovery Investigations
Seringkali investigasi diawali dari dugaan atau keyakinan bahwa ada yang salah dalam sebuah Perusahaan atau Organisasi. Seperti contohnya, perubahan kebiasaan karyawan, atau penggunaan inventory yang berbeda jauh dengan budget yang telah diestimasi dengan hati-hati. Atau kenaikan sales yang tidak disertai dengan aliran kas yang saling berhubungan.
Tiap tanda atau gejala pada investigasi diperlukan untuk memulai dasar mengidentifikasi apa yang telah terjadi atau yang sedang terjadi. Discovering Investigation mungkin dapat berasal dari Proactive investigation.
Contoh seperti inventory, beberapa selisih dapat terjadi berdasarkan beberapa sebab. Mungkin saja ada orang yang mempunyai access ke inventory telah mencuri. Atau apabila procedure yang benar tidak pernah di implementasikan untuk barang yang dikembalikan oleh customer. Apakah hal tersebut disengaja atau memang kurangnya informasi yang cukup untuk SOP tersebut? Jawabannya adalah semuanya mungkin terjadi.
Supportive Investigations
Investigasi ini menganggap bahwa Fraud telah terjadi atau sangat diyakini fraud telah terjadi. Laporan keuangan telah berisi kesalahan atau informasi yang menyesatkan penggunanya, atau telah mengabaikan hal yang signifikan untuk diungkapkan dalam laporan keuangan. Pembayaran customer telah dialihkan oleh orang finance, pihak purchasing telah menerima imbalan dari vendor. Skema fraud mungkin saja tidak diketahui. Walaupun deminkian, ini telah melebihi dari sekedar dugaan, fraud pada supportive investigation mungkin sedang terjadi dan mungkin akan tetap terjadi
Tujuan dari tipe investigasi ini adalah untuk menentukan apa, siapa, bagaimana, kapan, seberapa lama, seberapa besar, kenapa, dan dasar lain dari issue fraud tersebut. Tujuan akhir dari supportive investigation adalah mendapatkan bukti yang kredibel dan cukup untuk membentuk kesimpulan, yang akan digunakan untuk Perusahaan sebagai perbaikan internal. Selain itu, informasi tersebut digunakan bukan hanya untuk fraud yang telah terjadi tetapi juga untuk menjelaskan yang mungkin terjadi.
STRATEGY
Banyak professional tidak mempunyai pengalaman dalam fraud akan menghadapi kesempatan untuk membatu klien atau teman atas masalah yang berhubungan dengan potensi fraud. Apabila dalam penugasan tersebut tidak dilakukan analisa planning yang memadai sehingga professional atau auditor tersebut langsung mencari informasi melalui PC, laptop, server, email. Dan mereka secara acak mengecek pencatatan laporan keuangan, rekening Koran bank, invoice, detail payroll dan documentasi pendukung cash. Setelah usaha yang cukup banyak dan biaya yang tidak sedikit, dia mungkin saja tidak dapat mengidentifikasi bukti yang kritikal atas dugaan kesalahan.
Untuk itu, seharusnya seorang fraud examiner/auditor harus mengetahui tujuan yang ingin di identifikasi dan membuat strategi untuk melakukan pengujian. Hal ini setidaknya didapatkan dari diskusi dengan klien. Meeting pendahuluan akan memberikan setidaknya tujuan dan potensial perbaikan setelah fraud di identifikasi.
“Investigation without strategy/planning like seeking needle in the haystack” – pepatah
Predication
Prosedur Investigasi yang tepat harus dianalisa berdasarkan kemungkinan penyebab fraud dilakukan. Kemungkinan penyebab (probable cause) di definisikan dalam Black’s Law Dictionary adalah “a reasonable ground to suspect that a person has committed or is committing a crime or that a place contains specific items connected to a crime. Probable cause amounts to more than a bare suspicion but less than evidence that would justify a conviction.“ [1]
[1]Garner, Bryan A. (ed.-in-chief), Black’s Law Dictionary 8th edition (West, a Thomson Business: 2004).
Predication hampir sama dengan kemungkinan penyebab (probable cause) tetapi pada tingkat yang lebih rendah. Ini adalah dasar yang reasonable untuk melakukan investigasi awal. Predication harus direview oleh pihak yang objective dan independent untuk memastikan apakah dasar tersebut telah memadai. Tanpa predication, investigator dan perusahaan akan kesulitan untuk focus pada tujuan yang dicapai.
Rencana Investigative
Setelah predication telah ditentukan maka langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi bagaimana tujuan akan tercapai. Apa langkah spesifik dan prosedur yang akan dilakukan, dan untuk apa dilakukan. Siapa yang harus di interview, dan informasi yang akan dikumpulkan? Pencatatan apa yang dibutuhkan? Dan untuk periode jangka waktu kapan? Apakah pencatatan didapatkan dari hardcopy atau format softcopy? Apa yang akan dilakukan pada saat document dan informasi diperoleh? Bagaimana document tersebut berhubugan dan dimana akan di simpan? Apakah IT expert diperlukan untuk memastikan bukti elektronik.
Beberapa pertimbangan berdasarkan langkah yang spesifik dan harus diukur dan dipertimbangkan sebagai dasar dari rencana atau program audit sebelum memulai prosedur. Rencana secara tertulis sangat dibutuhkan setidaknya untuk dua alasan. Pertama, langkah yang telah dilakukan dan hasil yang didapatkan akan saling berhubungan dengan risiko yang telah teridentifikasi bila menggunakan planning secara tertulis. Kedua, rencana yang tertulis akan sebagai alat pengingat dari semua prosedur yang harus diselesaikan untuk memastikan investigasi telah dilakukan dengan komplit. Seringkali, pada saat investigasi awal dilakukan, interview telah dimulai, document telah disiapkan dan teka-teki mulai terungkap, adalah langkah yang penting untuk mengakaji ulang prosedur untuk menghindari adanya risiko atau fraud yang terlewat.
Applikasi Procedures
Waktu planning telah usai, dan waktunya untuk melakukan procedure dan pengujian yang telah direncanakan. Informasi yang diterima akan sangat berkaitan dengan waktu, verifikasi, analisa dan dibuat kesimpulan untuk mendukung temuan. Documentasi atas temuan dan bukti pendukung pemeriksaan harus disimpan dan disusun dengan tepat sehingga mudah untuk melakukan pencarian barang bukti dan bukti pendukung.
Informasi dari document juga harus menyatakan, siapa yang memberikan document tersebut, kapan, hasil dari documentasi dan planning program audit yang telah dibuat dan hubungan antara risiko yang ingin di capture, procedure yang dilakukan dan hasil yang didapatkan/kesimpulan.
Interview sangat berguna untuk mendapatkan akses pada informasi yang relevan. Cara yang berbeda untuk menginterview berdasarkan tujuan informasi yang akan didapat. Interview dapat dilakukan dengan formal atau casual.
TEMUAN
Setiap hasil investigasi akan mendapatkan temuan atau kesimpulan. Biasanya, laporan formal atas laporan investigasi diperlukan
Setiap laporan, berhubungan dengan tujuan, dan biasanya laporan investigasi akan mencakup minimum hal-hal berikut ini:
- Tujuan investigasi
- Prosedure yang dilakukan
- Hasil dari procedure tersebut
- Kesimpulan
Dalam penulisan laporan investigasi harus dipertimbangkan pembaca atas laporan ini. Identifikasi pihak yang akan membaca dan mengambil keputusan dari report yang dikeluarkan, berdasarkan pengetahuan keuangan, pengalaman dan jabatan. Akan sangat baik apabila laporan mengurangi kata-kata teknis atau bahasa accounting.
PENGGUNAAN TEMUAN
Tergantung tipe dan tujuan dari investigasi dan temuan. untuk testing compliance atas procedure dan test D&I (desain and implementation) internal control pada saat auditor menemukan non-compliance finding maka auditor akan memberikan rekomendasi dan penjelasan apabila non-compliance finding ini tidak dijalankan.
Saya teringat waktu seminar tentang fraud, bahwa laporan investigasi harus dibuat dari sudut pandang orang yang tidak mempunyai background accounting sehingga dapat memastikan bahwa informasi yang ingin disampaikan dapat diterima dengan jelas.
– Irwan – (IRR)
ideconomic 